درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار پاورپوینت)

هدف کلی

آشنایی با ابزارهای طراحی شکل ظاهری اسلایدها در Power Point

هدف‌های رفتاری

پس از مطالعه این فصل از هنرجو انتظار می‌رود که:

1- توانایی پنهان کردن و حذف اسلایدها را داشته باشد.
2- قادر به استفاده از الگوهای آماده و تغییر تنظیمات آن‌ها باشد.
3- بتواند پس زمینه اسلایدها را تغییر دهد.
4- بتواند متن را در اسلاید درج کند.
5- توانایی ویرایش متن در اسلایدها داشته باشد.
6- اصول ایجاد Slide Master را بداند.

زمان (ساعت)
نظری	عملی
2	8

مقدمه

هر اسلایدی که ایجاد می‌کنیم دو ویژگی اصلی دارد که شامل محتوا و جذابیت ظاهری است. این دو عامل در کیفیت نمایش‌های طراحی شده بسیار مؤثر است و باید به هر دو مورد کاملاً توجه کنید. در این فصل با روش‌های طراحی اسلایدها و همچنین روش‌های ایجاد متن در پاورپوینت آشنا می‌شوید.

الگوی طراحی (Design Template)

الگوی طراحی (Design Template) در پاورپوینت، یک راه سریع و آسان برای تغییر طرح اسلایدها است. این الگو یک ترکیب از پیش تعریف شده از رنگ‌ها، فونت‌ها، افکت‌ها و غیره است. تمام عناصر یک الگو با هم همخوانی دارند و از پیش طراحی و تنظیم شده‌اند. برای استفاده از این الگوها در هنگام ایجاد نمایش جدید از زبانهٔ File گزینه New و سپس یکی از الگوها را انتخاب کنید. همان‌طور که در فصل اول گفته شد، در صورت اتصال به اینترنت با کلیک روی هر یک از دسته‌بندی‌ها می‌توانید الگوی دلخواه را جستجو و استفاده کنید.

تغییر پس‌زمینه اسلاید

یکی از ابزارهای مهم برای افزایش جذابیت نمایش‌های ساخته شده در Power Point تغییر طرح زمینه اسلایدها است. برای تغییر طرح زمینه از زبانهٔ Design و گروه Customize گزینه Format Background را انتخاب کنید. روش دیگر این است که روی قسمتی خالی از زمینه اسلاید موردنظر کلیک راست و گزینه Format Background را انتخاب کنید.

در این پنجره یکی از موارد زیر را برای تغییر طرح زمینه اسلایدها انتخاب کنید:

1- Solid Fill: از این گزینه می‌توانید برای رنگ کردن اسلاید به‌صورت تک‌رنگ استفاده کنید. همچنین با استفاده از دستگیره Transparency می‌توان میزان شفافیت یا رنگی بودن زمینه اسلاید را تنظیم کرد.

2- Gradient Fill: با استفاده از این گزینه می‌توانید رنگ زمینه اسلاید را با ترکیب رنگ‌های مختلف بسازید. در این پنجره می‌توانید تعداد رنگ‌ها، مقدار هر رنگ، شفافیت و روشنایی رنگ، زاویه و جهت ترکیب رنگ‌ها را تنظیم کنید.

3- Picture Or Texture Fill: با استفاده از دکمه Texture می‌توانید بافت دلخواهی را برای زمینه اسلاید انتخاب کنید. این بافت‌ها طرح‌های آماده‌ای از سنگ، چوب، قطره آب، پارچه و... است. پس از انتخاب بافت موردنظر می‌توانید تنظیمات آن را به دلخواه تغییر دهید.

4- Pattern Fill: با استفاده از گزینه Pattern می‌توانید الگویی را برای زمینه اسلاید انتخاب کنید. برای این کار باید رنگ قلم و زمینه و همچنین الگوی موردنظر خود را انتخاب کنید.

5- File: با استفاده از دکمه File می‌توانید تصویر دلخواهی را برای زمینه اسلاید انتخاب کنید. پس از انتخاب تصویر موردنظر می‌توانید تنظیمات تصویر شامل مقدار شفافیت و محل قرار گرفتن را به دلخواه تغییر دهید.

عملیات روی اسلایدها

در هنگام طراحی اسلایدها برای انتقال بهتر مفاهیم گاهی لازم می‌شود برخی از اسلایدها را جابه‌جا، حذف یا پنهان کنید. برای این کار ابتدا باید اسلایدهای موردنظر را انتخاب کنید.

انتخاب اسلایدها

برای انتخاب اسلایدهای موردنظر از ناحیه Slide/Outline در نمای Normal یا از نمای Slide Sorter استفاده می‌شود.

- حالت اول انتخاب چند اسلاید متوالی و پشت سر هم: روی اولین اسلاید موردنظر کلیک کنید و سپس کلید Shift از صفحه کلید را پایین نگه داشته و روی اسلاید آخر کلیک کنید.

- حالت دوم انتخاب اسلایدهای غیرمتوالی و پراکنده: روی اولین اسلاید دلخواه کلیک کنید و سپس کلید Ctrl از صفحه کلید را پایین نگه داشته و روی اسلایدهای موردنظر کلیک کنید.

حذف اسلایدها

در طول طراحی یک نمایش گاهی به این نتیجه می‌رسید که برخی از اسلایدها باید حذف شوند، برای این کار می‌توانید پس از انتخاب اسلایدها به یکی از روش‌های بالا برای حذف اسلاید کلید Delete صفحه کلید را فشار دهید یا روی یک از اسلایدهای انتخابی راست کلیک و گزینه Delete Slide را انتخاب کنید.

پنهان کردن اسلایدها

هنگامی که در حال طراحی یک نمایش هستید ممکن است در زمان اجرای اسلایدها نیاز به نمایش برخی از اسلایدها نباشد، اسلایدهای مخفی در زمان اجرا نمایش داده نمی‌شوند. بنابراین در صورت عدم نیاز به نمایش یک یا چند اسلاید هنگام ارائه، می‌توانید به‌جای حذف اسلایدها، آن‌ها را مخفی کنید. برای این کار پس از انتخاب اسلایدها، روی یکی از اسلایدهای انتخابی راست کلیک و گزینه Hide Slide را انتخاب کنید. روش دیگر برای پنهان کردن اسلایدها در هنگام ارائه، از زبانهٔ Slide Show گروه Setup و انتخاب گزینه Hide Slide است.

کپی کردن اسلایدها

گاهی در طراحی یک ارائه نمایشی ممکن است چند اسلاید مشابه باشند و فقط نیاز به تغییرات کوچکی در آن‌ها باشد. در این حالت برای صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از طراحی مجدد اسلایدها می‌توان آن‌ها را کپی کرد. این کار را می‌توان در نمای Slide Sorter یا در ناحیه Slide/Outline انجام داد. پس از انتخاب اسلاید یا اسلایدهای موردنظر از زبانهٔ Home و از گروه Clipboard روی نماد Copy کلیک کرده و سپس به محل موردنظر رفته، روی نماد Paste کلیک کنید.

جابه‌جا کردن اسلایدها

از آنجا که اسلایدها در زمان نمایش به‌ترتیب شماره نمایش داده می‌شوند، ممکن است در یک نمایش قصد داشته باشید برای پیوستگی بهتر مطالب و جذابیت بیشتر نمایش اسلایدی را جابه‌جا کنید. برای این کار می‌توان در نمای Slide Sorter یا در ناحیه  Slide/Outline اسلایدها را انتخاب و به محل موردنظر انتقال داد. روش دیگر بدین‌صورت است که و پس از انتخاب اسلاید یا اسلایدهای موردنظر از زبانهٔ Home و از گروه Clipboard روی نماد Cut کلیک کرده و سپس به محل موردنظر رفته، روی نماد Paste کلیک کنید.

درج شماره اسلاید

در هنگام اجرای اسلایدها، داشتن شماره اسلاید باعث ایجاد نظم و انسجام ارائه برای مخاطب و ارائه‌دهنده خواهد بود. برای درج شماره اسلاید از زبانهٔ Insert و گروه Text ابزار Slide Number را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود سه گزینه زیر قابل تنظیم خواهد بود.

- Date And Time: درج تاریخ و ساعت سیستم روی اسلایدها
- Slide Number: درج شماره اسلایدها
- Footer: درج متن یا عبارت دلخواه (مانند نام تهیه کننده یا مؤسسه موردنظر) در قسمت پاورقی اسلایدها

درج متن در اسلاید

پس از ایجاد اسلاید باید اشیاء موردنظر را در اسلایدها قرار دهیم. یکی از پرکاربردترین و ضروری‌ترین اشیاء متن است که برای انتقال مفاهیم و موضوعات به مخاطب استفاده می‌شود. برای ایجاد متن در اسلایدها می‌توان از چیدمان‌هایی که محلی برای نوشتن متن دارند (Layout) یا از ابزارهای ایجاد متن از زبانهٔ Insert استفاده کرد.

ویرایش متن

پس از وارد کردن متن به اسلاید می‌توانید با کشیدن دستگیره‌های دایره‌ای شکل اطراف متن، آن را تغییر اندازه دهید و با پیکان بالای کادر متن، می‌توانید متن را در جهت دلخواه بچرخانید.

تغییر خصوصیات فونت

پس از نوشتن متن با استفاده از گروه ابزارهای Font در زبانهٔ Home می‌توانید خصوصیات متن را تغییر دهید.

1- Font: تغییر سبک قلم متون فارسی و انگلیسی
2- Font Size: تغییر اندازه نوشته‌ها
3- Increase Font Size: افزایش اندازه نوشته‌ها
4- Decrease Font Size: کاهش اندازه نوشته‌ها
5- Clear All Formatting: از بین بردن تمام قالب‌های متن شامل فونت، اندازه، رنگ، سبک و غیره
6- Font Style: شامل چهار ابزار ضخیم (Bold)، مورب (Italic)، زیرخط‌دار (Underline)، سایه‌دار (Shadow)
7- Character Spacing: تنظیم فاصله بین حروف
8- Font Color: تنظیم رنگ نوشته‌ها

تغییر خصوصیات پاراگراف

خصوصیات مربوط به تنظیمات پاراگراف متن از طریق ابزارهای گروه Paragraph از زبانهٔ Home قابل انجام است.

1- Bullet Numbering: شماره‌گذاری و بالت‌گذاری ابتدای پاراگراف
2- Line Spacing: تنظیم فاصله بین خطوط
3- Text Direction: تنظیم جهت قرارگیری متن پاراگراف
4- Align: ترازبندی متن پاراگراف از چپ، راست، وسط و دوطرف

درج متن هنری (Word Art) و تنظیمات آن

متن هنری نسبت به متن ساده ظاهری فانتزی‌تر و گرافیکی‌تر دارد و در مواردی که توجه به متن اهمیت زیادی دارد برای جلب توجه مخاطب از متن هنری استفاده می‌شود. ابزار متن هنری در زبانهٔ Insert و گروه Text قرار دارد.

1- Text Fill: رنگ متن
2- Text Outline: رنگ خطوط دور متن
3- Text Effect: افکت متن شامل برجسته کردن، سه بعدی کردن، سایه‌دار کردن و...

اسلاید الگو

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در هنگام آماده کردن یک پرونده نمایشی نیاز داشته باشید موارد یکسانی مانند آرم، تصویر، نمودار، جدول و موارد دیگر برای همه اسلایدها تکرار شود. اگر طراحی را در هر صفحه به‌طور جداگانه انجام داده یا از Copy و Paste برای تکرار اشیاء استفاده کنید باعث افزایش حجم پرونده و صرف زمان بیشتری می‌شود. نرم‌افزار Powerpiont امکانی را فراهم نموده که این عمل را در کمترین زمان ممکن و به‌طور هم‌زمان بر روی تمام اسلایدها انجام داده و دیگر نیاز به انجام تنظیمات به‌صورت مجزا برای اسلایدها نباشد. Slide Master اسلاید الگویی است که تمام تنظیمات انجام شده بر روی آن، به‌طور خودکار بر روی تمامی اسلایدها اعمال می‌گردد. برای ساخت یک اسلاید الگو از زبانهٔ View و از گروه Master View گزینه Slide Master را انتخاب کنید. در ناحیه Slide/Outline تمام چیدمان‌های Master نشان داده می‌شود. اولین چیدمان نمای Slide Master به کلیه چیدمان‌ها در نمایش مربوط است و هر تغییری در آن روی کلیه چیدمان‌های نمایش اعمال می‌شود. در صورتی‌که اگر طراحی را در چیدمان‌های بعدی انجام دهید، هر تغییر در آن‌ها موجب تغییر در اسلایدهایی از نمایش می‌شود که چیدمانی مشابه دارند.

واژه‌های کاربردی

درج کردن	Insert	زمینه	Background
اصلی	Master	پاک کردن	Clear
پاراگراف	Paragraph	حافظه موقت	Clipboard
چسباندن	Paste	بریدن	Cut
الگو، طرح	Pattern	کاهش دادن	Decrease
اندازه	Size	حذف کردن	Delete
تک رنگ	Solid Color	طراحی	Design
قالب، الگو	Template	قالب	Format
بافت	Texture	شیب رنگی	Gradient Color
دید	View	مخفی کردن	Hide
فاصله	Space	افزایش دادن	Increase

Learn In English

Change The Slide Master

When You Want All Your Slides To Contain The Same Fonts And Images (Such As Logos), You Can Make Those Changes In One Place_____ The Slide Master And They Will Be Applied To All Your Slides.

1- Select View > Slide Master.

2- Make The Text, Color, And Alignment Changes You Want. If You Want To Use A Predefined Theme, Select That First By Clicking Themes On The Slide Master Tab. Then Proceed With Selecting Colors, Fonts, Effects, And Background Styles.

3- When You Are Done, Select Close Master View.